Privacy statement
Privacy statement Occure
Occure biedt organisaties professionele begeleiding en deskundig advies in verzuim en preventie. Inherent betekent dit dat er persoonsgegevens worden verwerkt. Veelal gevoelige -medische- gegevens. Dit vraagt om een zorgvuldige omgang met die gegevens. Niet alleen omdat de AVG dit van ons verlangt, maar vooral omdat we vanuit onze professie een verantwoordelijkheid hebben en voelen om hier zorgvuldig mee om te gaan.
Deze privacyverklaring is vastgesteld op 1 december 2024 en van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken. Het gaat hier om persoonsgegevens van iedereen die contact met ons heeft (gehad). Of het nu gaat om de begeleiding tijdens verzuim, het organiseren van nascholing of trainingen of het verzorgen van offertes, contracten en het doen van bestellingen.
1. Van wie gebruiken we persoonsgegevens?
Occure verwerkt persoonsgegevens van:
– (Potentiële) klanten, organisaties die wij ondersteunen bij verzuim en preventie
– Cliënten, medewerkers van klanten die tijdens verzuim door ons worden begeleid
– Leveranciers c.q. organisaties die diensten of producten aan ons leveren
– Cursisten c.q. personen die deelnemen aan nascholings- of trainingsactiviteiten
– Websitebezoekers en
– Sollicitanten
2. Welke persoonsgegevens gebruiken we en waarom?
Van (potentiële) klanten verwerken we persoonsgegevens die nodig zijn om uitvoering te geven aan de overeenkomst. Het gaat daarbij om namen van contactpersonen en hoe deze te bereiken. Maar ook meer zakelijke gegevens zoals een KvK-nummer, bankrekeningnummer en andere financiële gegevens.
Van cliënten verwerken wij, naast naam- en contactgegevens, ook medische gegevens en andere gegevens die voor een goede verzuimbegeleiding nodig zijn.
Van leveranciers worden namen van contactpersonen verwerkt en hoe deze te bereiken. Maar ook zakelijke en/of financiële gegevens zodat we de ingekochte dienst en/of product kunnen betalen. In een aantal gevallen moeten we identificatiegegevens verwerken, bijvoorbeeld het BIG registratienummer bij de inzet van externe bedrijfsartsen.
Voor nascholings- en trainingsactiviteiten worden naam en contactgegevens van cursisten verwerkt. Als ten behoeve van de nascholing of training ook catering wordt verzorgd kunnen ook dieetwensen van cursisten worden verwerkt.
Tijdens een bezoek aan de website worden cookiegegevens verwerkt. Bij het invullen van het contactformulier worden naam- en contactgegevens verwerkt.
Op het moment dat een sollicitant reageert op een vacature verwerken we de gegevens die nodig zijn om de geschiktheid van de kandidaat te kunnen toetsen. Buiten de gebruikelijke gegevens als naam, adres en woonplaats verwerken we ook gegevens die zijn vermeld in het c.v.
3. Met wie delen we persoonsgegevens?
Gegevens van klanten kunnen gedeeld worden met externe kerndeskundigen of – professionals die voor de uitvoering van het contract worden ingezet. Ten behoeve van de financiële administratie worden gegevens gedeeld met onze accountant.
Gegevens van cliënten moeten op diverse momenten worden gedeeld met het UWV op basis van de wet Verbetering Poortwachter. Bij een doorverwijzing naar een (medisch) hulpverlener worden alleen relevante gegevens gedeeld. Bijvoorbeeld naam en contactgegevens van een medewerker waarbij een werkplekonderzoek moet plaatsvinden. Dit gaat overigens altijd in overleg en met toestemming van de cliënt.
Voor de uitvoering van contractuele verplichtingen kunnen we ook gegevens delen van leveranciers. Bijvoorbeeld gegevens van een opleider die verzuimtrainingen geeft aan onze klanten of contactgegevens van de opdrachtgever waarbij een RI&E wordt uitgevoerd.
Van personen die deelnemen aan nascholings- en trainingsactiviteiten kunnen we, ten behoeve van catering en overnachtingen, relevante gegevens van cursisten doorgeven aan hotels en cateraars.
Deze opsomming is niet uitputtend, maar geeft een beeld op hoofdlijnen. Wil je meer hierover weten, neem dan contact op met ons. Onder hoofdstuk 7 zie je hoe.
4. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?
Het uitgangspunt voor de bewaartermijn van persoonsgegevens is; niet langer als nodig. Echter, voor veel gegevens die Occure verwerkt zijn wettelijke bewaartermijnen vastgesteld waaraan voldaan moet worden.
Voor de financiële administratie zijn we, conform de Algemene Wet op de Rijksbelastingen, verplicht alle hiervoor relevante documentatie 7 jaar te bewaren.
Voor medische dossiers geldt dat het burgerlijk wetboek, het arbeidsomstandighedenbesluit, het besluit basisveiligheidsnorm en stralingsbescherming alsmede diverse beleidsregels het kader geven voor de bewaartermijnen van medische dossiers. Een medisch dossier moet tenminste 20 jaar worden bewaard en in bijzondere omstandigheden zelfs langer.
Gegevens van sollicitanten worden 4 weken na afronding sollicitatieprocedure verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft om haar / zijn gegevens voor een jaar te bewaren.
Bij een websitebezoek wordt een cookie geplaatst van Google Analytics, maar worden geen persoonsgegevens verwerkt. Gegevens die wij ontvangen via het contactformulier van onze website bewaren we in principe 6 maanden.
Voor alle andere gegevens wordt de bewaartermijn zo kort mogelijk gehouden. Indien Occure zelf de bewaartermijn moet bepalen, is een afweging gemaakt tussen het belang van de betrokkene en het belang van onze dienstverlening.
Deze opsomming is niet uitputtend, maar geeft een beeld op hoofdlijnen. Wil je meer hierover weten, neem dan contact op met ons. In hoofdstuk 7 zie je hoe.
5. Hoe veilig zijn de persoonsgegevens?
De bescherming van persoonsgegevens neemt Occure zeer serieus. We nemen dan ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. We hebben intern afspraken gemaakt hoe we met persoonsgegevens omgaan en we werken met partijen samen die de beveiliging van persoonsgegevens kunnen garanderen en kunnen laten zien door middel van relevante certificaten.
6. Rechten van betrokkenen
Personen wiens persoonsgegevens door Occure worden verwerkt, kunnen gebruik maken van onderstaande rechten.
Recht van inzage
Het recht om te weten welke persoonsgegevens worden verwerkt.
Recht op rectificatie
Het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren of aanvullen.
Recht op vernietiging/wissing van persoonsgegevens
Het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen, mits er geen (wettelijke) bepalingen zijn waardoor dat niet kan.
Recht op beperking van de verwerking
Het recht om de gegevens in de toekomst niet meer verwerken, tenzij er een (wettelijke) bepaling is waardoor hier niet aan tegemoet kan worden gekomen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Het recht om de persoonsgegevens over te dragen aan een opvolgende arbodienstverlener.
Recht van Bezwaar
Het recht om bezwaar te maken dat persoonsgegevens niet gebruikt mogen worden in specifieke situaties.
Recht intrekken toestemming
Het recht om de toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in specifieke situaties in te trekken.
Voor meer informatie over de rechten van betrokkenen, zie in hoofdstuk 7 hoe je contact met Occure kunt opnemen.
7. Contact over deze privacyverklaring of andere vragen?
Voor meer informatie over hoe Occure persoonsgegevens verwerkt, kan contact worden opgenomen met:
Occure
Bredaseweg 185
4872 LA Etten-Leur
Tel. 076-5083508
Mail: info@occure.nl
Heb je een vraag of een klacht, laat het ons weten. Dit kan via het contactformulier op onze site: https://occure.nl/contact/ of via https://occure.nl/klachten-indienen/
Direct contact met onze Functionaris voor Gegevensbescherming? Dat kan! Stuur een mail naar: privacy@occure.nl
Elk land in Europa heeft een nationale toezichthouder. Voor Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens. Wil je meer weten over de AVG of contact met ze opnemen dan kan dat via de homepagina: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/
Kunnen wij je helpen?
Ons team staat voor je klaar. Wij zijn altijd goed bereikbaar via mail of telefoon.